“Angelien geeft me zoveel rust en overzicht”

Maan had in het verleden al korte tijd een andere virtual assistant. “Maar het is voor mij best moeilijk om het werk los te laten, ik moet erop kunnen vertrouwen dat mijn VA ervaren en gedreven is. Degene die ik destijds had, was te onzeker, dus ben ik met die samenwerking gestopt. Maar toen ik via een webinar van Vrouwen in de Media in aanraking kwam met ABCS raakte ik toch geïnteresseerd. Vooral toen Elonique mij vertelde dat de dienstverlening van ABCS echt maatwerk is. Ook vanwege de kosten is dat belangrijk: ik heb een kleine praktijk en moet dus op mijn budget letten.”

Mailprogramma

Nadat ze de knoop had doorgehakt, maakte Maan kennis met haar virtual assistant Angelien van der Zanden. “Ze is hier geweest om kennis te maken en alles in te richten, en we hadden meteen een klik. Helaas is het in het begin een beetje stroef verlopen omdat ik niet in Outlook, maar een ander mailprogramma werkte. De overstap naar Outlook werd door een externe partij geregeld en duurde wat langer dan de bedoeling was. Het had wat voeten in de aarde om de overstap te maken, maar de belofte dat het uiteindelijk efficiënter werkt, is ingelost.”

Cliëntvolgsysteem

“Nadat dat op orde was, heeft Angelien ook de overstap geregeld naar een cliëntvolgsysteem waarin ik bijvoorbeeld de afspraken, voortgang en facturatie kan regelen. Daarbij heeft ze me bij de hand genomen en van alles geregeld, zodat ik met het programma kon gaan werken. Het is echt een investering en het duurde even voordat ik er goed in thuis was, maar ik merk nu wel dat het me veel oplevert. Er staat bijvoorbeeld een takenlijst in het systeem en die helpt me bij het krijgen van overzicht. ”

Agendabeheer

Het agendabeheer is altijd een puzzel voor Maan. “Ook daarin vinden Angelien en ik steeds meer manieren om dat soepel te laten verlopen. Omdat ik voornamelijk relatietherapie verzorg en daarbij meerdere afspraken achter elkaar moeten worden gepland, waarbij je ook nog eens drie agenda’s op elkaar moet afstemmen, is dat soms best wel een puzzel. Zeker omdat mijn agenda snel volloopt. Angelien en ik zijn nu aan het nadenken over hoe we dat makkelijker kunnen doen.”

Rust

Dat Maan aan het einde van de dag geen volle mailbox meer heeft, is voor haar een hele opluchting. “Angelien handelt af wat ze kan en zet in de takenlijst wat ik zelf nog moet doen. Mijn mailbox is nu zelfs af en toe leeg! En ook wanneer ik bijvoorbeeld een training geef of volg en niet bereikbaar ben, of ziek zou worden, regelt ze dat mijn afspraken worden verzet en houdt ze de mailbox in de gaten. Het geeft zoveel rust in mijn hoofd om te weten dat er iemand is die dat opvangt. Ik ben soms wel eens bang dat het te kostbaar wordt; dat Angelien teveel uren aan mij besteedt. Maar daarover kan ik heel flexibele afspraken maken, zodat de kosten niet de spuigaten uit lopen.”

Betrokkenheid

Maan is dus erg blij dat ze de stap naar een virtual assistant van ABCS heeft gezet. “De opstart kostte wat meer energie en tijd dan ik had gedacht en gehoopt, maar inmiddels loopt alles goed. Vooral de flexibiliteit vind ik prettig. Ook dat ze meedenkt op zakelijk gebied en daarin meerder expertises aan te bieden heeft. En de betrokkenheid van Angelien is heel groot, zowel op zakelijk gebied als daarbuiten. Afgelopen zomer werd ik voor het eerst oma en toen stuurde ze me een mooi boek om me te feliciteren. Dat persoonlijke contact vind ik heel waardevol, want je agenda en je mail uitbesteden doe je niet zomaar, daarvoor moet je de ander kunnen vertrouwen en een klik hebben. Die klik heb ik zeker met Angelien en ik ben heel blij met wat ze allemaal voor me doet.”