Blog Proud to Assist: Werkgever, deze is voor jou

Hoe vaak ik hoor dat assistants niet meebewegen met de tijd, is niet meer op twee handen te tellen. Het probleem? Werkgevers vinden dat hun assistant niet meebeweegt, maar de assistant voelt zich daartegenover ondergewaardeerd en niet gezien. En wat gebeurt er dan? Ontslag wordt ingediend en ze begint voor zichzelf of bij een nieuwe werkgever zodat ze wél op waarde wordt geschat. En dit vind ik ongelofelijk zonde, want heel vaak is het onnodig. Werkgevers, CEO’s of managers die met hun ongenoegen bij mij aankomen. “Mijn secretaresse is niet zo ambitieus hoor, als de secretaresses die zijn aangesloten bij Clubp”, is vaak wat ik te horen krijg. Daarop heb ik een antwoord.

Ook jouw assistant kan meer

Oké, er zijn natuurlijk een aantal assistants die voor zichzelf beginnen omdat dit een grote droom is. Of ze zoeken een nieuwe uitdaging bij de concurrent omdat ze willen groeien. En dat is natuurlijk ook goed, je kunt niet voorkomen dat mensen om te groeien een andere baan zoeken. Maar een heel groot deel doet dit enkel en alleen vanuit ongenoegen. Vanuit Clubp en EVA spreek ik ontzettend veel assistants en steeds vaker hoor ik dat zij maar voor zichzelf beginnen. Ze hebben veel meer in huis dan ze in hun functie mogen of kunnen laten zien. Niet zichtbaar en ondergewaardeerd, dat is hoe ze zich voelen. Totdat jouw assistant drie weken op vakantie is, dan is er paniek in de tent! Ze wordt pas gemist als ze er niet is.

Het is duidelijk dat de capaciteiten van assistants niet optimaal worden benut. De werkzaamheden blijven vaak hangen bij het maken van afspraken voor de CEO of het boeken van een werkreis naar het buitenland. Jouw assistant kan heel goed andere taken oppakken om jou te ondersteunen. Of is zij niet geknipt voor die openstaande rol als community- of social impact manager? En zou jouw assistant niet perfect zijn om te dienen als sparringpartner voor jou? Ja. Maar ondertussen gebeurt dit niet en blijft iedereen (niet alleen jij, don’t get me wrong) roepen dat ze o zo druk zijn. Iedereen komt tijd te kort, heeft stress en krijgt keer op keer het to-do lijstje van de dag niet af. Maar het is tijd om een keer naar links te kijken, daar waar jouw assistant zit. En zij kan en wil véél meer taken overnemen dan bijvoorbeeld alleen het uitwerken van notulen. Daar hebben we inmiddels ChatGPT voor.

Doelen, wensen en dromen

Loop niet het risico dat jouw assistant zich ondergewaardeerd voelt, ze voor zichzelf gaat beginnen of bij jouw concurrent aan de slag gaat. Want dan kun je het tij niet meer keren. Niet alleen verlies je een topmedewerker, maar ook eentje met heel veel kennis over jouw bedrijf. Kennis binnenshuis houden scheelt je ontzettend veel tijd, energie en geld. Want grote kans dat jouw assistant bij jou wil blijven werken als je naar haar (en elkaar) luistert. Bovendien willen we ook goed werkgeverschap bieden, toch? Dus mijn tip: ga met jouw assistant in gesprek. En dan bedoel ik niet één keer per jaar tijdens het functioneringsgesprek maar op regelmatige basis zodat je écht weet wat er leeft en speelt. Start het eerste gesprek met welke ambities jullie beide hebben en bespreek de ontwikkelwensen, doelen en dromen van jouw assistant. Worden al haar capaciteiten al ingezet, of valt er nog wat te behalen? En geef vooral zelf ook aan waar jij nog hulp bij kunt gebruiken, voor jezelf of voor het bedrijf in het algemeen. Misschien zitten daar taken bij die zij graag overneemt. Maak een plan en stippel een koers uit. En wanneer het in de toekomst toch niet blijkt te werken, is het ook niet erg, maar wees transparant naar elkaar en maak alles bespreekbaar.

Daarnaast investeren werkgevers weinig in assistants. Salesafdelingen krijgen om de haverklap nieuwe salestrainingen en de marketingafdeling wordt continu bijgespijkerd met de laatste trends. Maar bied jij jouw assistant dezelfde ruimte en mogelijkheid tot ontwikkeling? Heel eerlijk, doe je dat? Maak ruimte, tijd en budget vrij en stimuleer jouw assistant om te blijven ontwikkelen. Ik hoor regelmatig van de leden van Clubp dat ze geen € 199,00 durven te vragen om lid te worden van Clubp. Laat staan dat ze tijd durven te vragen om naar een inhoudelijke (netwerk)bijeenkomst te gaan omdat ze op dat moment ‘moeten werken’. Laat zien dat dit óók werk is. Want dit soort dingen geven ongekend veel energie en stimulans. Mijn roep aan jou: ga vandaag nog koffiedrinken met jouw assistant. Alleen al het uiten van een gevoel van waardering en vertrouwen richting haar is onbetaalbaar. Jouw assistant is het meer dan waard.

PS Hoewel ik met assistant vrouwen én mannen bedoel, schrijf ik in deze blog over ‘zij’ omdat assistants voornamelijk vrouwen zijn.